Politique de confidentialité

1. Présentation de la politique de confidentialité

Ortravo accorde une grande importance à la protection des données personnelles des utilisateurs. La présente politique de confidentialité explique quelles données personnelles peuvent être collectées lorsque les utilisateurs visitent le site web, passent une commande, contactent le service client ou utilisent les fonctionnalités concernées du site web, ainsi que la manière dont ces données sont utilisées, conservées et protégées.

Le traitement des données personnelles est effectué conformément aux lois applicables en matière de protection des données, y compris, le cas échéant, le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

2. Responsable du traitement des données et coordonnées

Le responsable du traitement des données personnelles est Ortravo.

Pour toute question concernant le traitement des données personnelles, la présente politique de confidentialité ou les droits relatifs aux données personnelles, vous pouvez contacter Ortravo par les moyens suivants :

Adresse de contact : 8-3-4 Surisawa, Daidocho, Ichinoseki, préfecture d’Iwate 029-0523, Japon
Adresse e-mail du service client : info@ortravo.com
Numéro de téléphone du service client : +81 90-3268-5714
Horaires de service : du lundi au vendredi, de 9:00 à 12:30 / de 14:00 à 18:00 (heure d’Europe centrale)

3. Données personnelles collectées

Selon la manière dont l’utilisateur interagit avec le site web, les catégories de données personnelles suivantes peuvent être traitées :

Nom et informations relatives au destinataire ;
Adresse de livraison et adresse de facturation ;
Adresse e-mail ;
Numéro de téléphone ;
Numéro de commande, informations relatives aux produits et informations relatives aux transactions ;
Informations relatives aux paiements et aux remboursements ;
Demandes de renseignements, informations relatives au service après-vente et autres informations communiquées volontairement par l’utilisateur au service client ;
Informations relatives à la visite du site web et à l’appareil, telles que l’adresse IP, le type de navigateur, le type d’appareil et l’heure de la visite ;
Informations pertinentes générées en fonction des paramètres des cookies et des choix de l’utilisateur.

Les informations relatives aux cartes de paiement sont généralement traitées par les prestataires de services de paiement concernés conformément à leurs propres règles de traitement des données. Ortravo ne conserve pas les informations complètes relatives aux cartes de paiement à des fins non nécessaires.

4. Finalités du traitement des données personnelles

Les données personnelles peuvent être utilisées aux fins suivantes :

Traiter et gérer les commandes ;
Assurer la livraison des produits ;
Traiter les paiements, les remboursements et les opérations connexes ;
Fournir un service client et répondre aux demandes de renseignements ;
Traiter les retours, les échanges et les demandes de rétractation légale ;
Gérer les comptes utilisateurs et les fonctionnalités associées ;
Assurer le fonctionnement et la sécurité du site web et prévenir les utilisations non autorisées ;
Comprendre les visites et l’utilisation du site web et améliorer son contenu et ses fonctionnalités ;
Envoyer des communications marketing lorsque le consentement applicable a été obtenu ;
Respecter les obligations prévues par les lois applicables ;
Traiter, établir ou préserver les intérêts légitimes liés aux transactions.

5. Bases juridiques du traitement des données

Selon l’activité de traitement concernée, les données personnelles peuvent être traitées sur la base d’un ou plusieurs des fondements juridiques suivants :

L’exécution d’un contrat auquel l’utilisateur est partie ou la prise de mesures précontractuelles à la demande de l’utilisateur ;
Le respect d’une obligation légale applicable ;
Le consentement explicite donné par l’utilisateur ;
La poursuite des intérêts légitimes d’Ortravo ou d’un tiers, à condition que ces intérêts ne prévalent pas sur les intérêts, les droits fondamentaux ou les libertés de l’utilisateur.

Lorsque le traitement des données personnelles repose sur le consentement de l’utilisateur, celui-ci peut retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué sur la base du consentement avant son retrait.

6. Fourniture de données personnelles

Certaines données personnelles sont nécessaires pour traiter une commande, assurer la livraison, effectuer un paiement ou fournir certains services.

Si l’utilisateur refuse de fournir les informations nécessaires au traitement de la commande ou à l’exécution des services concernés, la commande, la livraison ou le service après-vente correspondant peut ne pas pouvoir être effectué.

Pour les données qui ne sont pas nécessaires à l’exécution d’un contrat ou au respect d’une obligation légale, le caractère volontaire de leur fourniture sera indiqué en fonction de la finalité spécifique du traitement.

7. Destinataires des données personnelles

Dans la mesure nécessaire à la fourniture du site web et des services liés aux commandes, les données personnelles peuvent être communiquées aux prestataires de services concernés, notamment :

Prestataires de services de paiement ;
Prestataires de services logistiques et de livraison ;
Prestataires de services d’hébergement du site web, de services techniques et de sécurité informatique ;
Prestataires de services d’analyse du site web et de services techniques ;
Prestataires de services de support client et de communication ;
Autorités judiciaires, réglementaires ou autres organismes légalement habilités à recevoir les données concernées.

Les prestataires de services concernés ne traitent les données personnelles que dans la mesure nécessaire à l’exécution des services correspondants ou au respect des exigences légales et prennent les mesures appropriées conformément aux exigences applicables en matière de protection des données.

8. Transferts internationaux de données

Ortravo et ses prestataires de services pouvant être situés dans différents pays ou régions, les données personnelles peuvent être transférées vers des pays ou régions situés en dehors de l’Espace économique européen dans le cadre de la fourniture du site web, des services de paiement, de logistique, des services techniques et du service client.

Lorsque des transferts transfrontaliers de données soumis au RGPD sont effectués, des mesures appropriées de protection des données seront mises en œuvre conformément au droit applicable, telles qu’une décision d’adéquation reconnue par la Commission européenne, des clauses contractuelles types appropriées ou tout autre mécanisme de transfert légal applicable.

L’utilisateur peut contacter le service client par e-mail afin de demander des informations concernant les transferts de données concernés et les garanties applicables.

9. Durée de conservation des données

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée exigée par les lois applicables.

Par exemple, les données relatives aux commandes et aux transactions peuvent être conservées pendant la durée correspondante conformément aux obligations fiscales, comptables, de protection des consommateurs ou à d’autres obligations légales.

Les informations relatives aux demandes adressées au service client et au service après-vente sont généralement supprimées après le traitement des questions concernées et l’expiration d’un délai raisonnable, sauf si leur conservation demeure nécessaire pour traiter un litige, respecter une obligation légale ou préserver des intérêts légitimes.

Pour les données traitées sur la base du consentement, la question de leur conservation après le retrait du consentement sera déterminée en fonction du type de données concerné et du droit applicable.

10. Cookies et technologies similaires

Le site web peut utiliser des cookies et des technologies similaires afin de maintenir les fonctionnalités essentielles du site web, de conserver les choix des utilisateurs, d’analyser l’utilisation du site web et, après obtention du consentement applicable, à d’autres fins pertinentes.

Pour plus d’informations sur les types de cookies, leurs finalités et leurs modalités de gestion, veuillez consulter la « Politique relative aux cookies ».

11. Sécurité des données

Ortravo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées en fonction de la nature des données personnelles, de l’étendue du traitement et des risques associés afin de réduire les risques d’accès non autorisé, de perte, de destruction, de modification ou de divulgation inappropriée des données personnelles.

Les droits d’accès aux données personnelles sont limités en fonction des besoins réels de l’activité.

Malgré la mise en œuvre de mesures appropriées, les transmissions sur Internet et le stockage électronique peuvent toujours présenter des risques de sécurité qui ne peuvent être totalement exclus.

12. Droits de l’utilisateur concernant ses données personnelles

Sous réserve des conditions et limitations prévues par la législation applicable, l’utilisateur peut disposer des droits suivants :

Le droit d’accéder à ses données personnelles ;
Le droit de rectifier les données personnelles inexactes ou incomplètes ;
Le droit à l’effacement des données personnelles ;
Le droit de limiter le traitement des données personnelles ;
Le droit de s’opposer à certains traitements de données personnelles ;
Le droit à la portabilité des données ;
Le droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur le consentement ;
Le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires, lorsque ce droit est applicable.

Ces droits ne sont pas absolus dans toutes les situations et les conditions d’exercice peuvent être limitées par les dispositions du droit applicable. Les droits des personnes concernées prévus par le RGPD comprennent notamment le droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, à la portabilité des données et d’opposition au traitement.

13. Exercice des droits relatifs aux données personnelles

Si l’utilisateur souhaite exercer les droits relatifs à ses données personnelles mentionnés ci-dessus, il peut soumettre une demande par l’intermédiaire du service client :

Adresse e-mail du service client : info@ortravo.com

Afin de protéger la sécurité des données personnelles, il peut être demandé, lorsque cela est nécessaire, de fournir des informations raisonnables permettant de vérifier l’identité du demandeur.

Après réception d’une demande valide, la demande concernée sera traitée conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

14. Marketing direct

Lorsque les activités marketing applicables nécessitent le consentement de l’utilisateur, Ortravo utilisera les données personnelles concernées pour envoyer des communications marketing après avoir obtenu le consentement correspondant.

L’utilisateur peut retirer son consentement au marketing ou choisir de ne plus recevoir les communications marketing concernées à tout moment. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué sur la base du consentement avant son retrait.

Pour les communications qui peuvent légalement être fondées sur un autre fondement juridique, le traitement sera effectué conformément au droit applicable et aux circonstances spécifiques.

15. Décisions automatisées et profilage

Sauf indication expresse contraire, Ortravo ne prend pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé qui produirait des effets juridiques à l’égard de l’utilisateur ou des effets significatifs similaires.

Si, à l’avenir, des méthodes de traitement impliquant de telles décisions automatisées ou un profilage sont utilisées, les informations correspondantes seront fournies à l’utilisateur conformément au droit applicable, notamment des informations sur la logique du traitement concerné, ses effets potentiels et les droits applicables.

16. Données personnelles des mineurs

Le site web propose des produits et des services associés au grand public.

En l’absence d’un fondement juridique applicable ou de l’autorisation nécessaire d’un représentant légal, le site web n’a pas pour objectif de collecter activement des données personnelles concernant des enfants.

Si un représentant légal estime qu’un mineur a fourni au site web des données personnelles qui n’auraient pas dû être communiquées, il peut contacter le service client par e-mail afin que la situation soit traitée en fonction des circonstances spécifiques.

17. Sites web et services tiers

Le site web peut contenir des liens vers des sites web tiers, des services de paiement ou d’autres services externes.

Les services tiers disposent de leurs propres politiques de confidentialité et règles de traitement des données. Lorsqu’il accède à ces services tiers ou les utilise, l’utilisateur doit consulter la politique de confidentialité du tiers concerné.

Ortravo n’assume aucune responsabilité concernant les modalités de traitement des données des sites web tiers indépendants au-delà de ce qui est prévu par la législation applicable.

18. Violations de données et incidents de sécurité

En cas d’incident de sécurité des données susceptible d’avoir un impact sur la sécurité des données personnelles, les mesures appropriées d’enquête, de contrôle et de remédiation seront prises conformément au droit applicable.

Lorsque la loi l’exige, les autorités réglementaires concernées et les personnes concernées par les données seront informées.

19. Réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si l’utilisateur estime que le traitement de ses données personnelles enfreint les lois applicables en matière de protection des données, il peut déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données.

Pour les utilisateurs situés en France, il est possible de se renseigner auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) sur les voies et procédures de réclamation applicables.

L’utilisateur peut également contacter Ortravo en premier lieu par le moyen suivant afin de communiquer au sujet du traitement de ses données personnelles :