1. Déclaration relative à la protection des données
Ortravo accorde une grande importance à la protection des données personnelles des utilisateurs et traite les données personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection des données.
Pour les traitements de données personnelles soumis au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données (RGPD), la présente déclaration explique les finalités du traitement des données personnelles, les bases juridiques, les destinataires des données, les durées de conservation ainsi que les droits dont disposent les personnes concernées en vertu de la loi.
2. Responsable du traitement des données
Le responsable du traitement des données personnelles est Ortravo.
Pour toute question concernant le traitement des données personnelles ou la présente déclaration relative à la protection des données au titre du RGPD, vous pouvez contacter Ortravo par les moyens suivants :
Adresse de contact : 8-3-4 Surisawa, Daidocho, Ichinoseki, préfecture d’Iwate 029-0523, Japon
Adresse e-mail du service client : info@ortravo.com
Numéro de téléphone du service client : +81 90-3268-5714
Horaires de service : du lundi au vendredi, de 9:00 à 12:30 / de 14:00 à 18:00 (heure d’Europe centrale)
3. Données personnelles traitées
Selon les circonstances spécifiques liées à la visite du site web, à l’achat de produits, au contact avec le service client ou à l’utilisation des fonctionnalités concernées, les données personnelles suivantes peuvent être traitées :
-
Nom et informations relatives au destinataire ;
-
Adresse de livraison et adresse de facturation ;
-
Adresse e-mail ;
-
Numéro de téléphone ;
-
Numéro de commande, informations relatives aux produits et aux transactions ;
-
Informations relatives aux paiements et aux remboursements ;
-
Demandes de renseignements, communications relatives au service après-vente et autres communications soumises par l’utilisateur ;
-
Informations techniques telles que l’adresse IP, le type de navigateur, le type d’appareil et l’heure de la visite ;
-
Informations pertinentes générées par les cookies et les technologies similaires.
La collecte des données personnelles est limitée aux données nécessaires et proportionnées aux finalités du traitement.
4. Finalités du traitement des données
Les données personnelles peuvent être utilisées aux fins suivantes :
-
Traiter et exécuter les commandes ;
-
Organiser la livraison des produits ;
-
Traiter les paiements, les remboursements et les questions relatives aux transactions ;
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Fournir un service client ;
-
Traiter les retours, les échanges et les demandes de rétractation légale ;
-
Assurer le fonctionnement du site web et la sécurité des informations ;
-
Prévenir la fraude, les accès non autorisés et autres utilisations inappropriées ;
-
Analyser l’utilisation du site web et améliorer ses fonctionnalités ;
-
Effectuer des communications marketing sur la base du consentement de l’utilisateur lorsque celui-ci est requis ;
-
Respecter les obligations légales, fiscales, comptables, de protection des consommateurs et autres obligations applicables ;
-
Établir, exercer ou préserver les droits légitimes applicables.
5. Bases juridiques du traitement des données
Selon l’activité de traitement concernée, Ortravo peut traiter les données personnelles sur la base des fondements juridiques suivants prévus par le RGPD :
-
Exécution du contrat : traitement des données nécessaire au traitement des commandes, à l’exécution des paiements, à l’organisation de la livraison et à la fourniture du service après-vente ;
-
Obligation légale : traitement des données nécessaire au respect des obligations fiscales, comptables, de protection des consommateurs ou d’autres obligations légales applicables ;
-
Consentement de l’utilisateur : traitement effectué sur la base du consentement explicite de l’utilisateur lorsque la loi exige l’obtention de ce consentement ;
-
Intérêts légitimes : traitement effectué, dans les limites autorisées par la législation applicable, afin d’assurer la sécurité du site web, de prévenir la fraude, de traiter les litiges ou de préserver les droits et intérêts légitimes.
Lorsque le traitement repose sur le consentement de l’utilisateur, celui-ci peut retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué sur la base de ce consentement avant son retrait.
6. Données nécessaires et conséquences de la non-fourniture des données
Certaines données personnelles sont nécessaires à l’exécution des commandes, au paiement, à la livraison ou à la fourniture du service après-vente.
Si l’utilisateur refuse de fournir les données nécessaires à la fourniture des services concernés, il peut être impossible d’exécuter la commande, la livraison, le remboursement ou toute autre demande correspondante.
Pour les données non nécessaires, leur caractère volontaire sera déterminé en fonction de la finalité spécifique du traitement.
7. Destinataires des données
Dans la mesure nécessaire à l’exécution des commandes et à la fourniture des services du site web, les données personnelles peuvent être traitées par les catégories de destinataires suivantes :
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Prestataires de services de paiement ;
-
Prestataires de services logistiques et de livraison ;
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Prestataires de services d’hébergement du site web et de services techniques ;
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Prestataires de services de sécurité des informations ;
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Prestataires de services d’analyse du site web et de services techniques ;
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Prestataires de services de support client et de communication ;
-
Autorités judiciaires, réglementaires ou autres organismes légalement habilités à recevoir les données personnelles.
Les destinataires concernés ne traitent les données personnelles que dans la mesure nécessaire à l’exécution des services, des contrats ou des obligations légales correspondants.
8. Transferts internationaux de données
Ortravo et les prestataires de services concernés pouvant être situés en dehors de l’Espace économique européen, certaines données personnelles peuvent être transférées ou traitées dans des pays ou régions situés en dehors de l’Espace économique européen.
Lorsque des données personnelles soumises au RGPD sont transférées vers un pays tiers, le transfert sera effectué au moyen d’un mécanisme de transfert de données approprié conformément à la législation applicable, tel qu’une décision d’adéquation de la Commission européenne, des clauses contractuelles types applicables ou tout autre mécanisme de transfert légal.
Si l’utilisateur souhaite obtenir des informations concernant les garanties utilisées pour les transferts transfrontaliers concernés, il peut adresser une demande au service client par e-mail.
9. Durée de conservation des données
Les données personnelles ne sont pas conservées indéfiniment.
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée exigée par la loi.
Les données relatives aux commandes, aux paiements et aux transactions peuvent être conservées conformément aux exigences fiscales, comptables, de protection des consommateurs et autres exigences légales applicables.
Les informations relatives au service client, aux retours et au service après-vente sont conservées, après le traitement des questions concernées, pendant la durée déterminée en fonction des besoins réels et de la législation applicable.
Lorsque les données ne sont plus nécessaires au traitement et qu’aucun autre fondement légal ne justifie leur conservation, elles seront supprimées ou anonymisées conformément aux exigences applicables en matière de protection des données.
10. Sécurité des données
Ortravo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées en fonction de la nature des données personnelles, de l’étendue du traitement et des risques potentiels afin de réduire les risques d’accès non autorisé, de perte, de destruction, de modification ou de divulgation inappropriée des données personnelles.
Les droits d’accès aux données personnelles sont limités en fonction des besoins réels liés au travail.
Malgré la mise en œuvre de mesures de sécurité appropriées, la transmission de données sur Internet et le stockage électronique présentent toujours des risques de sécurité qui ne peuvent être totalement exclus.
11. Droit d’accès des personnes concernées
L’utilisateur a le droit, dans les conditions applicables, de demander confirmation de l’existence ou non d’un traitement de ses données personnelles et d’obtenir les données personnelles concernées ainsi que les informations prévues par la législation applicable.
Lorsque la loi l’autorise, l’utilisateur peut également obtenir une copie de ses données personnelles.
12. Droit de rectification des données
Si l’utilisateur constate que les données personnelles conservées par Ortravo sont inexactes ou incomplètes, il peut demander la rectification ou le complément des données concernées.
13. Droit à l’effacement des données
Dans les conditions prévues par le RGPD, l’utilisateur peut demander l’effacement de ses données personnelles.
Toutefois, lorsque l’existence d’une obligation légale, la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, la préservation d’intérêts légitimes ou tout autre fondement juridique applicable exige la poursuite de la conservation des données, la demande d’effacement peut être soumise aux limitations correspondantes.
14. Droit à la limitation du traitement
Dans les cas spécifiques prévus par le RGPD, l’utilisateur peut demander la limitation du traitement de ses données personnelles.
Par exemple, lorsque l’utilisateur conteste l’exactitude des données, lorsque le traitement peut être illicite mais que l’utilisateur demande la limitation de leur utilisation, ou lorsque l’utilisateur s’est opposé au traitement et que les intérêts légitimes concernés font encore l’objet d’une évaluation, il peut demander la limitation du traitement conformément à la loi.
15. Droit d’opposition au traitement
Dans les conditions prévues par le RGPD, l’utilisateur peut s’opposer au traitement de ses données personnelles fondé sur des intérêts légitimes pour des raisons tenant à sa situation particulière.
Lorsque les données personnelles sont utilisées à des fins de marketing direct, l’utilisateur a le droit de s’opposer à tout moment à l’utilisation de ses données personnelles à des fins de marketing direct, y compris au profilage lié au marketing direct.
16. Droit à la portabilité des données
Lorsque le traitement repose sur le consentement de l’utilisateur ou sur l’exécution d’un contrat et qu’il est effectué par des moyens automatisés, l’utilisateur a le droit, dans les conditions prévues par le RGPD, de recevoir les données personnelles qu’il a fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Lorsque cela est techniquement possible et conforme aux conditions légales, l’utilisateur peut également demander que les données concernées soient transmises directement à un autre responsable du traitement.
17. Retrait du consentement
Lorsque le traitement des données personnelles repose sur le consentement de l’utilisateur, celui-ci peut retirer ce consentement à tout moment.
Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement des données effectué sur la base du consentement avant son retrait.
L’utilisateur peut soumettre une demande de retrait du consentement par l’intermédiaire du service client :
Adresse e-mail du service client : info@ortravo.com
18. Décisions automatisées et profilage
Sauf indication expresse contraire, Ortravo ne prend pas de décisions produisant des effets juridiques à l’égard de l’utilisateur ou des effets significatifs similaires et reposant exclusivement sur un traitement automatisé.
Si, à l’avenir, Ortravo met en œuvre des décisions automatisées ou un profilage relevant du champ d’application de l’article 22 du RGPD, les informations correspondantes seront fournies conformément au droit applicable et, lorsque cela est applicable, les informations relatives à la logique du traitement concerné, à ses effets potentiels ainsi qu’aux droits que l’utilisateur peut exercer seront communiquées.
19. Violation de données
En cas de violation de données personnelles, Ortravo prendra les mesures nécessaires d’enquête, de contrôle et de remédiation en fonction de la nature de l’incident et de la législation applicable.
Lorsque la loi l’exige, l’incident sera signalé à l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données et, lorsque cela est applicable, les personnes concernées affectées seront informées.
20. Exercice des droits en matière de protection des données
L’utilisateur peut soumettre une demande relative à ses droits concernant les données personnelles par l’intermédiaire du service client :
Adresse e-mail du service client : info@ortravo.com
Afin de protéger la sécurité des données personnelles, il peut être demandé, lorsque cela est nécessaire, de fournir des informations raisonnables permettant de vérifier l’identité du demandeur.
Conformément au RGPD, les demandes relatives aux droits des personnes concernées doivent en principe être traitées sans retard injustifié et une réponse doit généralement être apportée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Pour les demandes complexes ou nombreuses, ce délai peut être prolongé dans les conditions autorisées par la loi.
21. Réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données
Si l’utilisateur estime que le traitement de ses données personnelles enfreint les lois applicables en matière de protection des données, il peut déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données.
Pour les utilisateurs situés en France, il est possible de déposer une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) ou de se renseigner sur les procédures applicables.
Avant de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, l’utilisateur peut également contacter Ortravo par le moyen suivant afin de permettre le traitement de la question concernée :
Adresse e-mail du service client : info@ortravo.com
22. Mise à jour de la déclaration relative à la protection des données
En cas de modification des modalités de traitement des données personnelles, des fonctionnalités du site web, des prestataires de services ou des lois applicables, la présente déclaration relative à la protection des données au titre du RGPD peut être mise à jour.
La version mise à jour sera publiée sur le site web. Pour les modifications importantes pour lesquelles la loi exige une notification spécifique ou l’obtention du consentement de l’utilisateur, les mesures correspondantes seront prises conformément au droit applicable.